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End-customer related text elements
This page shall provide an overview of all End-customer communication types and their related text elements.
All texts are displayed in English but are also available in the following languages:
- Dutch (nl)
- German (de)
- French (fr)
- Italian (it)
* one language is supported in the initial setup. Additional languages can be set up via change request.
Additional languages can be set up but the translations will have to be provided.
Invoice
For the setup of the Invoice we need the following information:
| Information | Description | Sample |
|---|---|---|
| General Information | Info-box that can provide data on how to reach the customer service | Please visit us on our website |
| Disclaimer | Disclaimer or text that informs about the next steps | Thank you for your order. Please make sure to pay any open amount until the due date |
Due Date reminder
For the setup of the due date reminder we need the following information:
| Information | Description | Sample |
|---|---|---|
| Subject line | Custom reference. | Due date reminder |
| Address line company | Address line in the beginning of the mail for company receipients | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Address line female | Address line in the beginning of the mail for female receipients | Liebe %VORNAME% %NACHNAME%, |
| Address line male | Address line in the beginning of the mail for male receipients | Lieber %VORNAME% %NACHNAME%, |
| Address line diverse | Address line in the beginning of the mail for diverse receipients | Hallo %VORNAME% %NACHNAME%, |
| Text A | Custom text that opens the communication or explains the reason for this communication | Inzwischen sollten sie ihre Bestellung %XBLNR% genießen können. Da die Zahlungsfrist demnächst endet, möchten wir Sie daran erinnern, den offenen Betrag von %AMOUNT% %CURRENCY% in den kommenden 5 Tagen zu begleichen. |
| Text B | Custom text that may include the payment term and the total value | Falls Sie die Bestellung bereits teilweise oder vollständig retourniert haben, werden wir Ihnen den Eingang Ihrer Retoure in Kürze bestätigen.Sollten Sie den offenen Betrag kürzlich überwiesen haben, betrachten Sie diese Erinnerung als gegenstandslos. |
| Text C | Custom text closing the communication | Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie bei Nichtzahlung des offenen Betrages nach Ablauf der Zahlungsfrist in den Mahnprozess übergeben werden. Viele Grüße und weiterhin viel Spaß mit ihrer Bestellung |
| Signature | Custom text to sign the communication | Ihr Sharing Wheels Team |
The following dynamic elements can be used:
| dynamic text | Description | How to include | Sample |
|---|---|---|---|
| FirstName | First name of receipient | %VORNAME% | John |
| LastName | Last name of receipient | %NACHNAME% | Doe |
| OrderID | Order Id as a reference for the end-customer | %XBLNR% | O-9823283894 |
| Amount | Open amount that still needs to be paid by the end-customer | %%AMOUNT%% | 405,00 |
| Currency | Currency of the open amount | %%CURRENCY%% | EUR |
Dunning mail
For the setup of the emails we need the following information:
| Information | Description | Sample |
|---|---|---|
| Subject line | Custom reference. | "Friendly Reminder", "Dunning Letter", or "Last Dunning Information" |
| Address line | Address line in the beginning of the mail for male receipients | Lieber %VORNAME% %NACHNAME%, |
| Text A | Custom text that opens the communication or explains the reason for this communication | bisher verbleibt ein noch offener Betrag i.H.v. %AMOUNT% %CURRENCY% auf Ihrem Kundenkonto. Dies ist die letzte Mahnung. Alle bis zum %DATE% bei uns eingegangenen Zahlungen wurden bereits berücksichtigt. Eine Aufstellung Ihrer noch offenen Posten sowie sämtliche Informationen zur Überweisung sind der beigefügten PDF-Datei zu entnehmen. |
| Text B | Custom text that may include the payment term and the total value | Bitte überweise den Betrag bis zum %PAYMENT_TERM% auf das angegebene Konto. |
| Text C | Custom text closing the communication | Denken Sie bitte daran, nur die erforderlichen Angaben im Verwendungszweck zu machen. So können wir Ihre Zahlung unmittelbar zuordnen. Sollte eine vollständige Zahlung oder Retoure bereits veranlasst worden sein, erachten Sie diese Erinnerung als gegenstandslos. |
| Signature | Custom text to sign the communication | Viele Grüße Ihr Sharing Wheels Team |
The following dynamic elements can be used:
| dynamic text | Description | How to include | Sample |
|---|---|---|---|
| FirstName | First name of receipient | %VORNAME% | John |
| LastName | Last name of receipient | %NACHNAME% | Doe |
| Amount | Open amount that still needs to be paid by the end-customer | %AMOUNT% | 405,00 |
| Currency | Currency of the open amount | %CURRENCY% | EUR |
| Date | Date when the last settlement file / bank statement was processed | %DATE% | 31.01.2024 |
| Payment Term | Payment term until when the end-customer has to pay the open amount | %PAYMENT_TERM% | 01.02.2024 |
Dunning letter/PDF attachement
For the setup of the emails we need the following information:
| Information | Description | Sample |
|---|---|---|
| Info box | Custom text that may be used to inform about office hours and customer service details | Visit us here: |
| Reference text | Custom reference. | "Friendly Reminder", "Dunning Letter" or "Last Dunning Information" |
| Address line | Address line in the beginning of the mail for female receipients | Liebe %VORNAME% %NACHNAME%, |
| Text A | Custom text that opens the communication or explains the reason for this communication | leider sind Sie auch unserm Mahnschreiben nicht nachgekommen. Folgende Beträge sind auf Ihrem Kundenkonto noch ausstehend |
| Text B | Custom text that may include the payment term and the total value | Alle Zahlungen, die bis zum %%DATE%% bei uns eingegangenen sind, wurden bereits berücksichtigt. |
| Text C | Custom text that may be used to address how the open amount should be paid | Wir fordern Sie letztmalig dazu auf, den fälligen Gesamtbetrag i.H.v. %AMOUNT% %CURRENCY% bis zum %PAYMENT_TERM% unter Verwendung der folgenden Angaben zu überweisen: |
| Text D | Custom text closing the communication | Bitte geben Sie ausschließlich diese Angaben bei Ihrer Überweisung an, andernfalls können wir Ihre Zahlung nicht zuordnen. Sollte eine vollständige Zahlung oder Retoure bereits veranlasst worden sein, erachten Sie diese Mahnung als gegenstandslos. |
| Text E | This text can only be displayed on the last communication. It is usually used to address that the company may take legal actions if the open amount is not paid. | Sollten Sie nicht rechtzeitig zahlen, behalten wir uns vor, rechtliche Schritte einzuleiten. |
| Signature | Custom text to sign the communication | Viele Grüße Ihr Sharing Wheels Team |
The following dynamic elements can be used:
| dynamic text | Description | How to include | Sample |
|---|---|---|---|
| FirstName | First name of receipient | %VORNAME% | John |
| LastName | Last name of receipient | %NACHNAME% | Doe |
| Amount | Open amount that still needs to be paid by the end-customer | %AMOUNT% | 405,00 |
| Currency | Currency of the open amount | %CURRENCY% | EUR |
| Date | Date when the last settlement file / bank statement was processed | %DATE% | 31.01.2024 |
| Payment Term | Payment term until when the end-customer has to pay the open amount | %PAYMENT_TERM% | 01.02.2024 |
Payment received
The list of text elements and related default values for the end-customer communication type "Payment received".
| dynamic text | Description | How to include | Sample |
|---|---|---|---|
| Reference | Custom reference. | Payment received | Payment received |
| Header (incl. Logo, etc.) | subject line for the communication | We have received your Payment | We have received your Payment |
| Salutation.Company | Address line in the beginning of the mail for company receipients | Dear Ladies and Gentlemen, | Dear Ladies and Gentlemen, |
| Salutation.Female | Address line in the beginning of the mail for company receipients | Dear %FIRST NAME%, | Dear Jane, |
| Salutation.Male | Address line in the beginning of the mail for company receipients | Dear %FIRST NAME%, | Dear John, |
| Salutation.Diverse | Address line in the beginning of the mail for company receipients | Dear %FIRST NAME%, | Hallo %VORNAME%, |
| Main Message | Thank you for your payment in the amount of %CURRENCY% %AMOUNT%. | vielen Dank für Deine Zahlung in Höhe von %WAEHRUNG% %BETRAG%. | |
| Dynamic Text.RemGreater0 | The resulting credit balance in your account of %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% will be refunded to your chosen payment method in the next few days. | Das sich daraus ergebende Guthaben von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% werden wir in den nächsten Tagen auf Dein gewähltes Zahlmittel erstatten. | |
| Dynamic Text.RemEqual0 | The order is now balanced. | Damit ist der Auftrag ausgeglichen. | |
| Dynamic Text.RemLess0 | This leaves an amount of %CURRENCY% %REM_AMOUNT% to be paid for this order. | Damit verbleibt für diesen Auftrag ein zu zahlender Betrag von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT%. | |
| Complimentary close | Best regards, Your | Viele Grüße, Dein |
Good Will Credit issued
The list of text elements and related default values for the end-customer communication type "Good Will Credit".
| Text element | English value | German value |
|---|---|---|
| Reference | Credit issued | Gutschrift erstellt |
| Header (incl. Logo, etc.) | A Credit for you has been issued | Eine Gutschrift für Dich wurde ausgestellt |
| Salutation.Company | Dear Ladies and Gentlemen, | Liebe Damen und Herren, |
| Salutation.Female | Dear %FIRST NAME%, | Liebe %VORNAME%, |
| Salutation.Male | Dear %FIRST NAME%, | Lieber %VORNAME%, |
| Salutation.Diverse | Dear %FIRST NAME%, | Hallo %VORNAME%, |
| Main Message | You have received a credit in the amount of %CURRENCY% %AMOUNT% for order number %ORDER_ID%. | Du hast eine Gutschrift in Höhe von %WAEHRUNG% %BETRAG% für den Auftrag %ORDER_ID% erhalten. |
| Dynamic Text.RemGreater0 | The resulting credit balance in your account of %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% will be refunded to your chosen payment method in the next few days. | Das sich daraus ergebende Guthaben von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% werden wir in den nächsten Tagen auf Dein gewähltes Zahlmittel erstatten. |
| Dynamic Text.RemEqual0 | The order is now balanced. | Damit ist der Auftrag ausgeglichen. |
| Dynamic Text.RemLess0 | This leaves an amount of %CURRENCY% %REM_AMOUNT% to be paid for this order. | Damit verbleibt für diesen Auftrag ein zu zahlender Betrag von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT%. |
| Complimentary close | Best regards, Your | Viele Grüße, Dein |
Return received
The list of text elements and related default values for the end-customer communication type "Return".
| Text element | English value | German value |
|---|---|---|
| Reference | Return received | Retoure erhalten |
| Header (incl. Logo, etc.) | Your Return has been received | Deine Retoure ist eingegangen |
| Salutation.Company | Dear Ladies and Gentlemen, | Liebe Damen und Herren, |
| Salutation.Female | Dear %FIRST NAME%, | Liebe %VORNAME%, |
| Salutation.Male | Dear %FIRST NAME%, | Lieber %VORNAME%, |
| Salutation.Diverse | Dear %FIRST NAME%, | Hallo %VORNAME%, |
| Main Message | We have received your return for the order %ORDER_ID%. Thank you! | wir haben Deine Retoure zu Auftrag %ORDER_ID% erhalten. Vielen Dank dafür! |
| Dynamic Text.RemGreater0 | The resulting credit balance in your account of %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% will be refunded to your chosen payment method in the next few days. | Das sich daraus ergebende Guthaben von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% werden wir in den nächsten Tagen auf Dein gewähltes Zahlmittel erstatten. |
| Dynamic Text.RemEqual0 | The order is now balanced. | Damit ist der Auftrag ausgeglichen. |
| Dynamic Text.RemLess0 | This leaves an amount of %CURRENCY% %REM_AMOUNT% to be paid for this order. | Damit verbleibt für diesen Auftrag ein zu zahlender Betrag von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT%. |
| Complimentary close | Best regards, Your | Viele Grüße, Dein |
Refund initiated
The list of text elements and related default values for the end-customer communication type "Refund".
| Text element | English value | German value |
|---|---|---|
| Reference | Payout initated | Auszahlung veranlasst |
| Header (incl. Logo, etc.) | A Payout for you has been initated | Eine Auszahlung an Dich wurde veranlasst |
| Salutation.Company | Dear Ladies and Gentlemen, | Liebe Damen und Herren, |
| Salutation.Female | Dear %FIRST NAME%, | Liebe %VORNAME%, |
| Salutation.Male | Dear %FIRST NAME%, | Lieber %VORNAME%, |
| Salutation.Diverse | Dear %FIRST NAME%, | Hallo %VORNAME%, |
| Main Message | We would like to inform you that we have initated a payout in the amount of %CURRENCY% %AMOUNT%. The money should be credited to the original payment method in a few days. |
wir möchten Dich darüber informieren, dass wir eine Auszahlung in Höhe von %WAEHRUNG% %BETRAG% angewiesen haben. Das Geld sollte in wenigen Tagen auf dem ursprünglichen Zahlmittel %ZAHLART% gutgeschrieben sein. |
| Dynamic Text.RemGreater0 | The resulting credit balance in your account of %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% will be refunded to your chosen payment method in the next few days. | Das sich daraus ergebende Guthaben von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT% werden wir in den nächsten Tagen auf Dein gewähltes Zahlmittel erstatten. |
| Dynamic Text.RemEqual0 | The order is now balanced. | Damit ist der Auftrag ausgeglichen. |
| Dynamic Text.RemLess0 | This leaves an amount of %CURRENCY% %REM_AMOUNT% to be paid for this order. | Damit verbleibt für diesen Auftrag ein zu zahlender Betrag von %WAEHRUNG% %REM_AMOUNT%. |
| Complimentary close | Best regards, Your | Viele Grüße, Dein |
Chargeback received
The list of text elements and related default values for the end-customer communication type "Chargeback".
| Text element | English value | German value |
|---|---|---|
| Reference | Payment disruption | Zahlungsstörung |
| Header (incl. Logo, etc.) | There is a payment problem | Es liegt eine Zahlungsstörung vor |
| Salutation.Company | Dear Ladies and Gentlemen, | Liebe Damen und Herren, |
| Salutation.Female | Dear %FIRST NAME%, | Liebe %VORNAME%, |
| Salutation.Male | Dear %FIRST NAME%, | Lieber %VORNAME%, |
| Salutation.Diverse | Dear %FIRST NAME%, | Hallo %VORNAME%, |
| Main Message | Unfortunately, we were unable to collect the authorised direct debit in the amout of %CURRENCY% %AMOUNT% from your account with the IBAN %IBAN%. Please, transfer the outstanding amount to the bank account below with an indication of the order number %ORDER_ID%. |
Bedauerlicher Weise konnten wir die angekündigte Lastschrift in Höhe von %WAEHRUNG% %BETRAG% nicht von Deinem Konto mit der IBAN %IBAN% einziehen. Bitte überweise den offenen Betrag unter Angabe der Auftragsnummer %ORDER_ID% deshalb an untenstehende Bankverbindung. |
| Dynamic Text | none (optional: Paylink) | keine (optional: Paylink) |
| Complimentary close | Best regards, Your | Viele Grüße, Dein |
Declined payment
The text element and related default values for the end-customer communication type "Decline".
| Text element | English value | German value |
|---|---|---|
| Reference | Payment disruption | Zahlungsstörung |
| Header (incl. Logo, etc.) | There is a payment problem | Es liegt eine Zahlungsstörung vor |
| Salutation.Company | Dear Ladies and Gentlemen, | Liebe Damen und Herren, |
| Salutation.Female | Dear %FIRST NAME%, | Liebe %VORNAME%, |
| Salutation.Male | Dear %FIRST NAME%, | Lieber %VORNAME%, |
| Salutation.Diverse | Dear %FIRST NAME%, | Hallo %VORNAME%, |
| Main Message | Unfortunately, the authorised money for your order %ORDER_ID% by %PAYMENT METHODS% in the amount of %AMOUNT% was refused. Please return the goods. Transfer the outstanding amount to the bank account below with an indication of the order number %ORDER_ID% or get in touch with our customer service. |
bedauerlicher Weise wurde der Einzug für Deinen Auftrag %ORDER_ID% per %ZAHLART% in Höhe von %WAEHRUNG% %BETRAG% abgelehnt. Bitte retourniere die Ware, überweise den offenen Betrag unter Angabe der Auftragsnummer %ORDER_ID% an untenstehende Bankverbindung oder setze Dich mit unserem Kundenservice in Verbindung. |
| Dynamic Text | none (optional: Paylink) | keine (optional: Paylink) |
| Complimentary close | Best regards, Your | Viele Grüße, Dein |